Annonseringsförfarandet vid offentlig upphandling

Syfte

För att konkurrensen vid offentlig upphandling skall vara effektiv krävs att företagen i tillräcklig omfattning och på ett icke-diskriminerande sätt får information om pågående anbudsförfaranden och –tävlingar. På detta sätt säkerställs äkta konkurrens och så ekonomisk upphandling som möjligt. De upphandlande enheterna känner nödvändigtvis inte till alla potentiella anbudsgivare.

Syftet med meddelandeförfarandet är att säkerställa att principen om insyn genomförs vid anbudsförfarandet. Principen om insyn i offentlig upphandling härleds från principen om icke-diskriminering enligt EG-fördraget.

Alla upphandlande enheter enligt upphandlingslagen och försörjningslagen omfattas av meddelandeskyldighet. Upphandlande enheter enligt upphandlingslagen är statliga, kommunala och samkommunala myndigheter samt evangelisk-lutherska kyrkan och ortodoxa kyrkosamfundet och deras församlingar, statliga affärsverk och offentligrättsliga institutioner eller vilka andra upphandlande myndigheter som helst som subventioneras till mer än hälften av upphandlingens värde av ovan nämnda enheter. Upphandlande enheter enligt försörjningslagen är statliga, kommunala och samkommunala myndigheter, affärsverk, offentligrättsliga institutioner samt sammanslutningar av dessa som bedriver verksamhet inom sektorerna vatten, energi, transporter eller posttjänster.

Beroende på upphandlingsförfarandet kan företag ombeds att inlämna sina anbud på basis av en annons som publicerats eller en särskild anbudsförfrågan. Vid selektivt förfarande, förhandlat förfarande och konkurrenspräglad dialog ombeds leverantörerna att anmäla sig som kandidat till anbudstävlan.

Försummelse av meddelandeskyldigheten är ett formellt fel som i värsta fall kan leda till att upphandlingsbeslutet upphävs av marknadsdomstolen. Dessutom får man inte glömma att upphandlingsannonsens innehåll är avgörande i situationer där upp handlingsannonsen och anbudsförfrågan avviker från varandra i fråga om innehåll. Den som lämnar annonsen svarar för dess innehåll.

Nationella upphandlingsannonser och EU-meddelanden om upphandling avfattas i elektronisk form i HILMA. Annonser och meddelanden kan avfattas antingen på finska eller på svenska.

Annonsering vid upphandling som överstiger de nationella tröskelvärdena

Den nationella annonseringsskyldigheten omfattar sådana upphandlingar vars värde överstiger de nationella tröskelvärdena enligt upphandlingslagen. Upphandlingslagen tillämpas inte på sådan upphandling som understiger de nationella tröskelvärdena varför det är upp till den upphandlande enheten om dessa s.k. mindre upphandlingar annonseras via HILMA eller inte.

Annonsering vid upphandling som överstiger EU-tröskelvärdena

Annonsering om upphandlingar skall göras på EU-nivå när värdet av varuupphandling, tjänsteupphandling enligt bilaga A till upphandlingslagen, byggentreprenad, byggkoncession eller plantävling överstiger EU-tröskelvärdet. När ett upphandlingskontrakt har slutits eller upphandlingen har avbrutits skall en annons i efterhand publiceras. En annons i efterhand skall publiceras också i fråga om tjänsteupphandling enligt bilaga B och direktupphandling. Om annonseringen om upphandling gjorts på EU-nivå, kommer det automatisk en påminnelse om efterannonseringsskyldighet i form av ett e-postmeddelande från databasen TED.

För EU-annonser används de standardformulär som fastställts genom Europeiska kommissionens förordning (EG) nr 1986/2015, bland annat:

  • förhandsannons
  • EU-upphandlingsannons
  • EU-upphandlingsannons, försörjningssektorerna
  • annons i efterhand
  • annons i efterhand, försörjningssektorerna
  • meddelande om frivillig förhandsinsyn
  • periodiskt meddelande, försörjningssektorerna

Från HILMA skickas annonserna vidare för publicering till Europeiska unionens officiella tidning (S-serien) samt databasen TED.  Annonserna publiceras i HILMA först efter det att de har insänts för publicering på EU-nivå.

Följande meddelanden enligt förordningen om standardformulär kan avfattas direkt i tjänsten eNotices (http://simap.europa.eu/enotices/), som administreras av Byrån för europeiska gemenskapernas officiella publikationer:

På webbplatsen finns anvisningar för registrering.  Om en blankett ifylls i tjänsten eNotices ska uppgifterna dessutom sändas till Edita Publishing Ab som bilaga till ett e-postmeddelande till adressen julkiset.hankinnat@edita.fi.
På webbplatsen Simap (www.simap.europa.eu:) finns standardformulären i pdf-format för meddelanden som publiceras i tillägget till Europeiska unionens officiella tidning.

 

Annonsering på annat håll

Efter att en upphandlingsannons har publicerats i HILMA, får den upphandlande enheten publicera annonsen också i något annat relevant medium, såsom en tidning eller en facktidskrift eller på sina egna Internet-sidor. Det går också att direkt ta kontakt med eventuella anbudsgivare.

En EU-annons som publiceras någon annanstans får inte innehålla sådana uppgifter som inte har publicerats i Europeiska unionens officiella tidning. I en annons som publiceras någon annanstans skall den dag då annonsen har sänts in för publicering i HILMA uppges.

 

Viktiga tidsfrister för inlämning av rättelseannonser

Om man genom en annons om rättelse vill ändra de minimitidsfrister för inlämning av anbud eller anbudsansökan som angetts i den ursprungliga EU-upphandlingsannonsen, ska rättelseannonsen skickas senast 48 timmar före tidsfristernas utgång. Detta beror på att annonserna om rättelse kan publiceras i HILMA först efter det att de har publicerats i Europeiska unionens officiella tidning och utgivningssystem (TED).

Viktiga tidsfrister

Tabellerna nedan innehåller tidsfrister som gäller för upphandling som överstiger EU-tröskelvärdena. Den första tabellen gäller s.k. myndighetssektorns upphandlingar och den andra försörjningssektorerna.

Tidsfristerna för inlämnande av ansökningar om att få delta i selektivt förfarande, förhandlat förfarande och konkurrenspräglad dialog samt inlämnande av anbud i öppet förfarande börjar löpa från dagen när upphandlingsannonsen har avsändat för publicering. Vid selektivt förfarande börjar dock tidsfristen för inlämnande av anbud löpa från den dag då anbudsförfrågan sänts på grund av att förfarandet genomförs i två etapper. Man måste komma ihåg att enligt 2 § i lagen om beräknande av laga tid:  "är tid bestämd i visst antal dagar efter angiven dag, må denna dag icke medräknas".

Minimitidsfrister vid upphandling som överstiger EU:s tröskelvärden

 
Upphandlingsförfarande Inget förhandsmeddelande Förhandsmeddelande har publicerats
Annons på elektronisk väg Annons och förfrågningsunderlag tillgängliga i elektr. form 1   Annons på elektronisk väg Annons och förfrågningsunderlag tillgängliga i elektr. form 1  
Öppet förfarande (varor, tjänster, byggentreprenader)
Anbudstid 35 dgr* 30 dgr*   15 dgr* 15 dgr*  
Selektivt förfarande, förhandlat förfarande och konkurrenspräglad diaglog, innovationspartnerskap, dynamisk inköpssystem
Inlämnande av anbudsansökan 30 dgr* 30 dgr*   30 dgr* 30 dgr*  
Anbudstid vid selektivt förfarande 30 dgr** 25 dgr**   10 dgr** 10 dgr**  
Anbudstid vid förhandlat förfarande, innovationsparterskap, dynamisk inköpssystem 30 dgr** 25 dgr**   10 dgr** 10 dgr**  
Påskyndat, selektivt eller förhandlat förfarande
Inlämnande av anbudsansökan 15 dgr* 15 dgr*   15 dgr* 15 dgr*  
Anbudstid vid selektivt förfarande 10 dgr** 10 dgr**   10 dgr** 10 dgr**  
Anbudstid vid förhandlat förfarande, innovationsparnerskap, dynamisk inköpssystem 15 dgr** 15 dgr**   15 dgr**

15 dgr**

 

Annons i efterhand 30 dgr*** 30 dgr***    30 dgr*** 30 dgr***
Annons i efterhand, koncessionen 48 dgr*** 48 dgr***   48 dgr*** 48 dgr***

Förhandsannonsen avfattas elektroniskt i HILMA (www.hankintailmoitukset.fi).

* Tidsfristen börjar löpa dagen när upphandlingsannonsen skickades
** Tidsfristen börjar löpa den dag då anbudsförfrågan skickas
*** Tidfristen räknas från den tidpunkt då upphandlingskontrakt eller ramavtal har ingåtts

1 I 69 § i upphandlingslagen finns bestämmelser om tillhandahållande av förfrågningsunderlag i elektronisk form och sändandet av annonser med elektroniska medel. Annonsen avfattas på elektronisk väg, förfrågningsunderlaget och bilagorna sätts ut på Internet så att de är fritt tillgängliga och webbadressen till handlingarna framgår av annonsen.

Minimitidsfrister för upphandling som överstiger EU:s tröskelvärden (Försörjningssektorerna)

 
Upphandlingsförfarande Inget periodiskt meddelande Periodiskt meddelande har publicerats
Annons på elektronisk väg Annons och förfrågningsunderlag tillgängliga i elektr. form 1   Annons på elektronisk väg Annons och förfrågningsunderlag tillgängliga i elektr. form 1  
Öppet förfarande (varor, tjänster, byggentreprenader)
Anbudstid 35 dgr* 30 dgr*   15 dgr* 15 dgr*  
Selektivt förfarande, förhandlat förfarande
Inlämnande av anbudsansökan 15 dgr* 15 dgr*   15 dgr* 15 dgr*  
Anbudstid vid selektivt förfarande och förhandlat förfarande 10 dgr** 10 dgr**   10 dgr** 10 dgr**  
Annons i efterhand   30 dgr*** -   30 dgr*** -  
Annons i efterhand, koncessionen 48 dgr*** -   48 dgr*** -  

Periodiskt meddelande avfattas på elektroniskt formulär på adressen (www.hankintailmoitukset.fi).

* Tidsfristen börjar löpa dagen när upphandlingsannonsen skickades
** Tidsfristen börjar löpa den dag då anbudsförfrågan skickas
*** Tidsfristen börjar löpa från den tidpunkt då upphandlingskontrakt eller ramavtal har ingåtts

 

 

Annonser i samband med försvars- och säkerhetsupphandlingar och tidsfrister i anslutning till dessa

 

Annons:

Tidsfrister och sådant som ska beaktas:

Upphandlingsannons:

Obligatorisk, ska göras då upphandlingen inleds

Tid som ska reserveras för inlämnande av anbudsansökan vid selektivt och förhandlat förfarande:

37 dagar (30 dagar, om annonsen sänds elektroniskt)

15 dagar, om iakttagandet av tidsfristerna är omöjligt på grund av brådska (10 dagar, om annonsen sänds elektroniskt)

Anbudstid: Selektivt förfarande

40 dagar

35 dagar, om förfrågningsunderlaget är elektroniskt tillgängligt

22 dagar, om en förhandsannons har sänts 52 dagar–12 månader innan upphandlingsannonsen sändes för publicering

10 dagar, om iakttagandet av tidsfristerna är omöjligt på grund av brådska

Anbudstid: Förhandlat förfarande och konkurrenspräglad dialog

Skälig

Annons om rättelse:

Obligatorisk, om uppgifterna i upphandlingsannonsen korrigeras

Väntetid:

21 dagar innan upphandlingskontraktet ingås (28 dagar, om delgivningen sker per post)

Annons i efterhand:

48 dagar efter att upphandlingskontraktet ingåtts

Obligatorisk

Ska göras för alla EU-upphandlingar

Även för avbruten upphandling, där orsaken till avbrytandet ska uppges.

Även för en upphandling som man publicerat en förhandsannons om, men ingen upphandlingsannons.

Annons om ändring av kontrakt:

Obligatorisk

Ska göras om vissa ändringar i upphandlingskontraktet eller koncessionen (136 § 2 mom. 2 och 3 punkten)

 

Annons om direktupphandling:

Frivillig

Kopplad till en 14 dagars väntetid säkrar i besvärssituationer rättsskydd mot effektiverade påföljder

Görs efter upphandlingsbeslutet innan upphandlingskontraktet ingås.

Om en sådan inte görs, förlängs besvärstiden till 30 dagar från annonsen i efterhand, eller om en annons i efterhand inte görs, är besvärstiden 6 mån. från att upphandlingskontraktet ingåtts

Allmän öppenhetsannons:

Inte obligatorisk

 

1 I 73 § i försörjningslagen finns bestämmelser om tillhandahållande av förfrågningsunderlaget i elektronisk form och om sändandet av annonser med elektroniska medel. Annonsen avfattas på elektronisk väg, förfrågningsunderlaget och bilagorna sätts ut på Internet så att de är fritt tillgängliga och webbadressen till handlingarna framgår av annonsen.

 

 

Mervärdestjänster

Mervärdestjänster i anslutning till upphandlingsannonser och –meddelanden tillhandahålls av:

 

Agentum Technologies Oy

Med hjälp av tjänsten Agentum Hilma Monitor går det att följa vilka nya upphandlingsannonser som publicerats i databasen HILMA.För användarna skapas egna sökprofiler, baserade på t.ex. CPV-koder eller sökord.Endast sådana annonser som passar sökprofilerna tas fram.Om nya upphandlingsannonser sänds dagligen ett nyhetsbrev per e-post.

Ytterligare upplysningar: http://www.agentum.com

 

Analystica

Suomen Paras Hankkija (SPH) är en webb baserad tjänst med vilken upphandlarna enkelt kan starta enkäter för sina upphandlingar. Enkätprocessen startar automatiskt utgående från upphandlingsanmälan i Hilma. Resultaten jämförs med andra upphandlingsenheters resultat och även mot branschen enligt CPV koden. Analystica undersöker också upphandlarnas åsikter angående leverantörernas offerter samt publicerar statistik baserad på informationen i Hilma.

Mera information hittar du här: http://www.analystica.fi/sph

 

Företags- och upphandlingsinformationstjänsten Credita

Företags och upphandlingsinformationstjänsten Credita (www.credita.fi), som underhålls av Edita Publishing Ab, ger dig möjlighet att få upphandlingsannonser som valts enligt din företagsprofil direkt till den e-postadress du har uppgett. Utbudet av annonser och meddelanden omfattar förutom upphandlingsannonser enligt EU-tröskelvärdena och nationella upphandlingsannonser som publicerats i HILMA, dessutom de upphandlingsmeddelanden inom ramen för EU/EES/GPA-avtalen som publicerats via informationstjänsten TED i anslutning till Europeiska unionens officiella tidning. Du kan också beställa information om annonserna och meddelandena i realtid som RSS-flöde till din egen webbläsare. 

Vi erbjuder två veckors gratis provanvändningskoder för tjänsten. På Credita finns också meddelanden om aktuella frågor inom offentlig upphandling. De har skrivits av jurister som har specialiserat sig på upphandlingsförfarandet. Dessutom finns det en kolumn om avgöranden som också skrivs av jurister. Credita står också till tjänst med aktuell upphandlingslagstiftning och marknadsdomstolens rättsfall samt till stöd för utarbetande av anbud, en guide för anbudsgivare. 

 

FirmaSatama.fi

FirmaSatama.fi är en anbudstjänst som är öppen för alla. Där kan du på en och samma blankett lämna en anbudsförfrågan om flera objekt till flera företag på en gång. Enligt de uppgifter som företaget har gett sorteras och förmedlas anbudsförfrågningarna till de företag som har registrerat sig för tjänsten.  FirmaSatama.fi har också anslutits till HILMA och tjänsten sorterar även offentliga anbuds- och upphandlingsförfrågningar enligt de uppgifter som det registrerade företaget har gett. Ett företag som har registrerat sig för tjänsten kan administrera de inkommande anbudsförfrågningarna i FirmaSatama.fi–tjänstens extranät och vid behov också ta emot anbudsförfrågningar direkt i e-posten. Ytterligare information om anslutningen till tjänsten får du genom att sända ett e-postmeddelande till adressen asiakaspalvelu@firmasatama.fi
www.firmasatama.fi

 

Inoa

Inoa.fi-tjänsten på webbadressen www.inoa.fi, som upprätthålls av Fonecta, innehåller upphandlingsannonser enligt EU-tröskelvärden och nationella annonser som publicerats i HILMA samt de upphandlingsmeddelanden inom hela EU/EES/GPA-avstalsområdet som publicerats via informationstjänsten TED i anslutning till Europeiska gemenskapernas officiella tidning.


Tjänsten kan användas utan att man registrerar sig. De kunder hos Inoa.fi som representerar media får dessutom tillgång till avgiftsfri vakttjänst vilket innebär att man kan få upphandlingsmeddelanden som matchar företagets profil skickade direkt till den egna e-postadressen.

 

Koulutus.fi

 Koulutus.fi är en söktjänst för utbildningar i arbetslivet. Tjänsten drivs av FindCourses Finland Oy. I en söktjänst samlar Koulutus.fi utbildningsutbudet av företag och läroanstalter, riktade mot organisationer och enskilda anställda. Några av de kostnadsfria tjänster som Koulutus.fi erbjuder är att vidarebefordra offertförfrågningar från organisationer till kursanordnare samt att erbjuda söktjänstens användare objektiv utbildningsrådgivning. Av Hilma databasens offentliga upphandlingar visas endast de som handlar om utbildningar på Koulutus.fi. Därmed får även utbildningsarrangörerna en större nytta av Koulutus.fi. Bekanta dig med söktjänsten för utbildningar och kurser i arbetslivet.

 

Liidit.fi

 

Liidit.fi (www.liidit.fi) är en webbtjänst för professionella inom försäljning. Den är avsedd för företag och företagare och förmedlar leads, dvs. tips om aktuella affärsmöjligheter.

 

För den som vill följa annonserna om offentlig upphandling erbjuder tjänsten en gratis, mycket lättanvänd vakt. Vakten följer upphandlingsannonserna genom fria sökord som användaren har valt och sänder ett e-postmeddelande när en intressant upphandlingsannons har inkommit till tjänsten.

 

Nordic Commons Oy

Nordic Commons Oy har specialiserat sig på sådana gratistjänster som tillhandahålls på Internet. Tjänsten Tarjouskilpailu.fi möjliggör inlämnande av anbudsinfordringar med tanke på ett anbudsförfarande. Självständiga serviceproducenter och entreprenörer kan bläddra fritt bland inlämnade anbudsinfordringar och sedan svara direkt på kundens anbudsbegäran. Inom denna tjänst publiceras också de offentliga upphandlingsannonser som finns i databasen Hilma. Intressanta anbudsinfordringar kan beställas automatiskt direkt till den egna e-postadressen.

 

Ytterligare upplysningar: http://tarjouskilpailu.fi

 

TIEKE

Utvecklingscentralen för Informationssamhälle rf TIEKE upprätthåller en elektronisk informationstjänst vid namn Hanketori från vilken man kan beställa skräddarsydda anbudsförfrågningar för olika behov (t.ex. datateknik) direkt till den egna e-postadressen.

Hanketori innehåller upphandlingsmeddelanden från EU:s databas TED och från HILMA samt även sådana annonser som inlämnats direkt till Hanketori.

I det företagsregister som finns i anslutning till Hanketori hittar man även sådana leverantörer i IT-branschen som kan konkurrensutsättas vid upphandling av informationsteknik.

Ytterligare upplysningar: http://www.tieke.fi/hanketori

  • kvalificeringssystem, dvs. anmälan om leverantörsregister (försörjningssektorerna)
  • meddelande om upphandlarprofil (gemensamt)
  • meddelande om upphandling (kontrakt som tilldelas av koncessionshavare som inte är upphandlande myndighet)
  • meddelande om projekttävling (gemensamt)
  • meddelande om resultat av projekttävling (gemensamt)

Uppdaterad: 15.2.2019 16:13