«« Takaisin Tulosta ilmoitus

Kansallinen hankintailmoitus:
Luumäen kunta : Kiinteistöosakeyhtiö Luumäen Valliseppä; isännöintipalvelut

10.09.2019 10:45
Ilmoituksen numero HILMA:ssa: 2019-018518
Tarjoukset 25.9.2019 klo 13.00 mennessä osoitteeseen:

Ilmoituksen tyyppi

Tämä ilmoitus on:
Kansallinen hankintailmoitus

Hankintayksikön yhteystiedot

Hankintayksikön yhteystiedot
Hankintayksikkö Luumäen kunta
Y-tunnus 0162631-2
Yhteyshenkilö Erik Forstén
Postiosoite Linnalantie 33
Postinumero 54500
Postitoimipaikka Taavetti
Maa Suomi
Puhelin +358408445593
Sähköpostiosoite erik.forsten@luumaki.fi
Internet-osoite (URL) http://www.luumaki.fi/
Osoite, johon tarjoukset tai osallistumispyynnöt on lähetettävä
Sähköinen asiointiosoite
https://tarjouspalvelu.fi/luumaki?id=252640&tpk=20df08f7-825f-4acc-b691-83255e4dd611
Hankintayksikön luonne
Kunta tai kuntayhtymä
Yhteishankintayksikkö
Ei

Hankintalaji

Hankintalaji
Palvelut

Hankinnan kohde

Hankinnan nimi
Kiinteistöosakeyhtiö Luumäen Valliseppä; isännöintipalvelut
Hankinnan tunniste- tai viitenumero
252640
Hankinnan kuvaus

TARJOUSPYYNTÖ ISÄNNÖINTIPALVELUISTA Kiinteistöosakeyhtiö Luumäen Valliseppä pyytää tarjouksia omistamiensa vuokratalojen isännöintipalveluista tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Kiinteistö Oy Valliseppä omistaa ja hallinnoi Luumäen kunnassa 25 vuokrataloa, joissa on yhteensä 271 huoneistoa. Kiinteistöt sijaitsevat Luumäen Taavetissa ja Jurvalassa. Asukkaiden valinnan asuntoihin ja valituille ilmoittamisen hoitaa isännöitsijä. Asukasvalintaa voidaan joissain kohteissa ohjata Etelä-Karjalan Sosiaali- ja Terveydenhoitopiirin taholta. Isännöinnin tehtävänä on huolehtia myös asukasvalinnan jatkotoimenpiteistä, kuten asunnon näyttö ja vuokrasopimuksen tekeminen. Isännöinti edellytetään hoidettavan hyvää isännöintitapaa noudattaen. Isännöintiin kuuluu hallinnollisia, taloudellisia ja teknisiä tehtäviä, tarkemmin ne on lueteltu liitteenä 1 olevassa tehtäväluettelossa. Se pohjautuu isännöinnin yleiseen tehtäväluetteloon kuitenkin siten, että yleisessä luettelossa erilliskorvaukseen oikeuttavia tehtäviä on sisällytetty kokonaispalkkioon kuuluviksi. Isännöintipalveluun sisältyy arkisin toimipisteen aukioloaikoina myös avainpalvelu – tarvittaessa myös muuna aikana, jos viranomainen tarvitsee oven avauksen lisäksi isännöintiin liittyviä tietoja. Edellytämme – ottaen huomioon isännöitävien kohteiden runsauden ja yhteydenpitotarpeen niin vuokralaisiin kuin yhtiön omistajaan Luumäen kuntaan – että isännöinti ja siihen liittyvä asiakaspalvelu hoidetaan Taavetissa tarkoitukseen varatusta toimipisteestä. Toimipisteelle on mahdollista vuokrata tilat esimerkiksi Luumäen kunnantalolta osoitteesta Linnalantie 33, 54500 Taavetti. Asiakaspalvelua tulee tarjota arkisin täysiaikaisesti, vähintään ma–to klo 9–16 ja pe klo 9–13. Edellytämme myös, että tarjouksessa isännöinnin ja asiakaspalvelun vastuuhenkilöiksi nimettävät työskentelevät päätoimisesti kyseisessä toimipisteessä. Edellytämme isännöinniltä kohdekohtaista budjetointia ja talousseurantaa. Isännöitsijä valmistelee yhtiön hallituksen kokousasiat ja toimii kokousten sihteerinä. Kokouksia on ollut vuositasolla noin 8 kpl (ko. määrä kokouksia on sisällytettävä vuosihintaan). Isännöitsijä osallistuu myös muihin yhtiön toimintaan liittyviin kokouksiin, joita vuosittain on noin 4 kpl (ko. määrä kokouksia on sisällytettävä vuosihintaan). Näistä esimerkkinä Luumäen kunnanhallituksen kokoukset (iltakokouksia), joissa tytäryhtiöiden toimitusjohtajat raportoivat vastuualuistaan, ja mahdolliset kunnan asumiseen liittyvät työryhmät. Sopimuskausi: Sopimus isännöintipalveluista tehdään 1.1.2020 lukien määräaikaisena kahdeksi vuodeksi ja yhdeksi tarjoajaa sitovaksi jatko-optiovuodeksi. Vuoden 2019 tilinpäätöksen toteuttaa nykyinen isännöintitoimisto 1.3.2020 mennessä. Sopimuskauden viimeisen kalenterivuoden tilikaudesta isännöintipalvelun tuottaja laatii tilinpäätöksen seuraavan vuoden helmikuun loppuun mennessä (työ sisältyy sopimuskauden viimeisen kalenterivuoden kiinteään kokonaishintaan). Optiovuoden käyttämisestä päätetään elokuun 2021 loppuun mennessä. Isännöitsijän on ilmoitettava ennen päätöstä mahdollisista hinnanmuutoksista optiokaudelle.

Hankinta ylittää hankintalain 25 §:n kynnysarvon
Kyllä
Pääkohde
Päänimikkeistö
Kiinteistöpalvelut. (70000000-1)
Hankinnan pääasiallinen toteutuspaikka
Luumäki (K441)
Hankintasopimuksen voimassaoloaika
1.1.2020 - 31.12.2021

Hankintamenettely

Hankintamenettely
Avoin menettely
Menettelyllä perustetaan puitejärjestely
Ei
Hankinnan kilpailuttamisessa käytetään sähköistä huutokauppaa
Ei
Osatarjoukset hyväksytään
Ei
Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään
Ei
Hankinta varataan työkeskuksille tai toteutettavaksi työohjelmien yhteydessä
Ei

Hankintamenettelyn tarkemmat ehdot

Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset

Tarjoajan tulee täyttää lakisääteiset velvoitteet hankintalain (alla) ja muun toimintaa sääntelevän lainsäädännön (mm. osakeyhtiölaki, kirjanpitolaki) edellyttämällä tavalla. 1) Todistus siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintärekisteriin 2) Todistus siitä, onko yritys merkitty työnantajarekisteriin 3) Todistus siitä, onko yritys merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin 4) Kaupparekisteriote 5) Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty 6) Todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai todistus siitä, että erääntyneitä eläkemaksuja koskeva maksusopimus on tehty 7) Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista 8) Todistus tapaturmavakuutuksen ottamisesta työtapaturman varalle Tarjoajien soveltuvuuden arvioimiseksi tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan Y-tunnus ja tarjouksen tekijän tulee tarjouksessaan vakuuttaa täyttävänsä tilaajavastuulain palveluntuottajalle asettamat vaateet. Tarjouksessa tulee ilmoittaa mahdollisesta velkasaneerauksesta. Tarjouskilpailun voittaneen tulee ennen sopimuksen allekirjoittamista toimittaa tilaajavastuulain edellyttämät asiakirjat ja todistukset, jotka eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Valitun palveluntuottajan on tilaajavastuulain perusteella sopimuskauden aikana oma-aloitteisesti toimitettava 12 kuukauden välein verojen ja eläkevakuutusmaksujen suorittamista koskevat todistukset sekä ilmoitettava rekisteritiedoissa sopimuskauden aikana mahdollisesti tapahtuvista muista muutoksista. Palvelun tuottaja vastaa työntekijöidensä ja alihankkijoidensa aiheuttamista välittömistä vahingoista. Tarjoajalla tulee olla riittävä vastuuvakuutus ja muu toimintaan liittyvä vakuutusturva. Siitä tulee antaa tarjouksessa selvitys voimassaolotodistuksineen, myös vastuuvakuutuksen korvauksen yläraja on mainittava tarjouksessa. Isännöintipalvelun vastuuhenkilöt: Edellytämme, että tarjoaja osoittaa tämän tarjouspyynnön mukaisen isännöintipalvelun hoitamiseen kiinteästi nimetyt henkilöt, joiden toimipiste on Taavetissa. Heidän tehtävänään on toimia isännöinnin asiantuntijoina niin Vallisepän hallituksen, Luumäen kunnan, kuin asukkaiden suuntaan sekä hoitaa kaikkinainen isännöintipalveluun liittyvä asiakaspalvelu. Taavetin toimipisteessä toimivalla isännöinnin vastuuhenkilöllä tulee olla asianmukainen ammatillinen pätevyys isännöintitehtäviin ja vähintään kolmen vuoden kokemus useista eri asuinvuokratalokiinteistöistä/-yhtiöistä ja vähintään kahdestasadasta huoneistosta koostuvan kokonaisuuden isännöinnistä. Tarjouksen tulee sisältää selvitys tehtävään nimetyn henkilökunnan koulutustaustasta, alan kokemuksesta ja muusta mahdollisesta tehtävän hoitamiseen vaikuttavasta taustasta. Katsomme, että toimipisteessä pitää lisäksi työskennellä kiinteän asiakaspalvelun tason turvaamiseksi asiakaspalvelua hoitava toimistohenkilö / kiinteistösihteeri, jolla tulee olla kokemusta isännöintiin liittyvistä hallinnollisista tehtävistä sekä asiakaspalvelutehtävistä. Tarjoukseen tulee sisältyä lyhyt selvitys kirjanpidon järjestämisestä. Tarjouksessa tulee lisäksi olla selvitys siitä, kuinka paljon tähän tehtävään varattavalla henkilökunnalla on muita isännöintikohteita hoidettavanaan.

Todistukset ja selvitykset, joiden perusteella soveltuvuuden täyttyminen arvioidaan

Tilaajavastuulain edellyttämät dokumentit. Tarjoajan Y-tunnus. Selvitys mahdollisesta velkasaneerauksesta. Referenssit yrityksen ja työhön nimettyjen henkilöiden osalta.

Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot

Hankintayksikkö on Kiinteistö Oy Valliseppä ja päätöksen hankinnasta tekee yhtiön hallitus. Hankintapäätökselle haetaan Luumäen kunnan konserniohjeen mukaisesti hyväksyntä Luumäen kunnanhallitukselta, mistä päätöksestä hankinnan valitusaika alkaa. Tarjouskilpailun teknisen toteutuksen hoitaa Luumäen kunnan tekninen osasto. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi emme voi vastata tarjouspyyntöä koskeviin tiedusteluihin puhelimitse, vaan mahdolliset lisätiedustelut tulee esittää sähköisessä tarjouspalvelujärjestelmässä. Esitetyt lisätiedustelut ja niihin annettavat vastaukset julkistetaan samassa järjestelmässä. Tarjoajan tulee tarjouksessaan huomioida mahdollisesti annettavat tarkennukset ja täydennykset, joten tarjoajan tulee ennen tarjouksensa jättämistä tarkistaa tarjouspalvelujärjestelmänsisältö tältä osin. Muu kuin Hilma–ilmoitusmenettelyä käyttäen julkaistu tarjouspyyntömateriaali ja tarjouspalvelujärjestelmässä julkaistu lisäohjeistus ei sido hankintayksikköä. Tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa täyttävänsä tässä tarjouspyynnössä tarkoitettujen tehtävien asianmukaisen hoitamisen edellyttämät osaamisvaatimukset. Isännöitsijällä pitää olla suoritettu isännöinnin ammattitutkinto ja joko isännöitsijällä tai vuokrasihteerillä tulee olla suoritettu vuokravalvojan tutkinto. Tarjous annetaan kiinteänä vuosihintana €/vuosi, alv 0 %. Hinnan tulee olla sopimusvuosittain ajanjaksolta 1. 1.–31.12. kiinteä. Tarjouksessa tulee ilmoittaa perusteet hintojen tarkistamiselle, esim. sovellettava indeksi tai muu kustannustason muutosta kuvaava peruste. Lähtökohtaisesti ainoastaan toimialan hintakehitystä kuvaava Tilastokeskuksen julkaisema indeksi hyväksytään sopimuskauden hinnantarkastusperusteeksi. Ellei tarkistusperustetta ilmoiteta, sopimushinta on koko varsinaisen sopimuskauden ajan kiinteä ja hinnantarkistus voidaan tehdä aikaisintaan mahdollisen optiokauden alusta lukien. Päätöksen vertailuperusteena käytetään tarjouksen mukaista isännöinnin kokonaispalkkiota yhden vuoden aikana ja siihen lisätään 15 kappaletta asunnon muuttotarkastuksia, joista tarjoajan on annettava erillisveloitushinta. Tarjouksessa tulee esittää, miten kokonaispalkkioon vaikuttaa, jos jokin sopimuskohde jää pois isännöinnistä. Tarjoushinnan tulee sisältää tavanomaiset oman auton käytön korvaukset, toimistotarvike- ja monistuskulut sekä posti-, puhelin- ja atk-kulut. Samat kulut tulee sisältyä myös asunnon muuttotarkastuksesta ilmoitettavaan erillisveloitushintaan. Tarjoushinnan tulee sisältää edellä todetusta isännöintipalvelulle varatusta toimitilasta aiheutuvat vuokra- ym. kulut. Vuokran ja käyttökorvausten määrä tarjottavasta tilasta on tällä hetkellä 11,18 €/kk/m2 Tarjouksessa tulee ilmoittaa perusteet mahdollisille erillisveloituksille niistä tehtävistä, jotka eivät sisälly tämän tarjouspyynnön mukaisen tehtäväluettelon perusteella laskutettavaan kiinteään kuukausipalkkioon. Veloitushinnan osalta ei riitä viittaus hinnastoon, vaan tarjoushinnan lisäksi tulevat veloitukset on selkeästi eriteltävä tarjouksessa, muutoin niitä ei hyväksytä. Erilliskorvaukseen oikeuttavien tehtävien suorittamisesta sovitaan aina erikseen. Tarjoukseen tulee sisältyä selvitys tärkeimmistä isännöintipalvelujen referensseistä. Tehtävän hoitoa edesauttaa hyvä paikallistuntemus ja yhteistyöverkosto Luumäellä, joten tarjoukseen tulee liittää myös tästä selvitys. Tarjoukseen tulee sisältyä selvitys palvelujen tarjoamiseen käytettävissä olevista järjestelmistä ja mahdollisista muista tehtävän hoitoa tukevista resursseista, jäljempänä todettujen henkilöstöresurssien lisäksi. Tarjouksessa tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, johon Valliseppä KOy:n hallituksen asiassa tekemä päätös ja Luumäen kunnanhallituksen päätös hyväksyä uusi isännöintisopimus, voidaan toimittaa. Päätös annetaan sähköisesti. Tarjous on asianmukaisesti allekirjoitettava.

Kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste
Paras hinta/laatusuhde
Vertailuperusteet
Alla olevat vertailuperusteet
  1. Hinta (75 %)
  2. Laatu (25 %)
Tarjoukset tai osallistumishakemukset on toimitettava hankintayksikölle viimeistään
25.9.2019 13.00

Muutoksenhakutiedot

Muutoksenhakuelin
Virallinen nimi Markkinaoikeus
Postiosoite Radanrakentajantie 5
Postinumero 00520
Postitoimipaikka Helsinki
Maa Suomi
Puhelin +358 295643300
Sähköpostiosoite markkinaoikeus@oikeus.fi
Faksi +358 295643314
Internet-osoite http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus
«« Takaisin