«« Takaisin Tulosta ilmoitus

Suorahankintaa koskeva ilmoitus:
Suomen pysyvä edustusto EU:ssa : Suomen EU-puheenjohtajuuskauden aikana tilojen ja kokouspalvelujen hankinta Brysselissä

06.12.2018 07:00
Ilmoituksen numero HILMA:ssa: 2018-023507
Ilmoituksen numero EUVL:ssä: 2018/S 235-538166

I kohta: Hankintaviranomainen/-yksikkö

Oikeusperusta
Direktiivi 2014/24/EU (Julkiset hankinnat)
I.1) Nimi ja osoitteet
Virallinen nimi:Suomen pysyvä edustusto EU:ssa
Kansallinen yritys- ja yhteisötunnus:0245973-9
Postiosoite:Avenue de Cortenbergh 80
Postinumero:00000
Postitoimipaikka:B-1000 Brussels
Maa:Suomi
Yhteyshenkilö:Sinna Rissanen
Sähköpostiosoite:sinna.rissanen@formin.fi
NUTS-koodi:Muu kuin Suomi (FIZ)
Pääasiallinen osoite: (URL)https://um.fi
I.4) Hankintaviranomaisen tyyppi
Ministeriö tai muu kansallinen tai liittovaltiotason viranomainen mukaan luettuna sen alue- tai paikallisosastot
I.5) Pääasiallinen toimiala
Yleinen julkishallinto

II kohta: Kohde

II.1) Hankinnan laajuus

II.1.1) Nimi:
Suomen EU-puheenjohtajuuskauden aikana tilojen ja kokouspalvelujen hankinta Brysselissä
II.1.2) Pääasiallinen CPV-koodi:
Hotellien kokous- ja konferenssipalvelut. (55120000-7)
II.1.3) Sopimuksen tyyppi
Palvelut
II.1.4) Lyhyt kuvaus:

Tilavuokrat Brysselissä Suomen EU pj-kauden aikana 1.7.-31.12.2019

Suomen EU puheenjohtajakauden edustustilaisuuksia tullaan Suomen pj-kauden aikana järjestämään tämän hetken arvion mukaan noin 170 (näistä 90 tilaisuutta järjestetään EU-edustustolla ja loput tilaisuuksista järjestetään ulkopuolisissa vuokratiloissa).

Tämä sopimus on jaettu osiin: ei
II.1.7) Hankinnan kokonaisarvo
Arvo ilman alv:tä: 206902 EUR

II.2) Kuvaus

II.2.2) CPV-lisäkoodi(t)
Ravintola- ja tarjoilupalvelut. (55300000-3)
II.2.3) Suorituspaikka
Muu kuin Suomi (FIZ)
Pääasiallinen suorituspaikka:

Bryssel, Belgia

II.2.4) Kuvaus hankinnasta:

Avajais- ja lopetusvastaanottotilaisuuksista yli 120 henkilön tilaisuudet sekä mahdolliset päällekkäiset tilaisuudet joudutaan järjestämään ulkopuolisissa vuokratiloissa. EU-edustusto on neuvotellut edustustilaisuuksien keskittämisestä pääosin Residence Palace’ssa sekä Sofitel hotellissa järjestettäviksi.

Tällä saadaan aikaiseksi kustannussäästöjä sekä pienennetään tilaisuuksien järjestämisestä aiheutuvaa työmäärää. Aikataulusyistä osa tilaisuuksista saatetaan joutua järjestämään muissa vuokratiloissa sen mukaan mistä lyhyellä varoitusajalla vapaat edustustilat löytyy.

Keskitetyssä tilaisuuksien järjestämisessä Residence Palaceen ja Sofiteliin tulee huomioida, että hankintailmoituksessa on neljä saajaa/yhteistyötahoa.

II.2.5) Hankintasopimuksen tekoperusteet
Peruste:
Hinta
II.2.11) Tietoa lisähankintamahdollisuuksista
Lisähankintamahdollisuudet: ei
II.2.13) Tietoa Euroopan unionin rahastoista

Hankinta liittyy Euroopan unionin varoin rahoitettavaan hankkeeseen ja/tai ohjelmaan: ei

IV kohta: Menettely

IV.1) Kuvaus

IV.1.1) Menettelyn luonne

Neuvottelumenettely, josta ei julkaista hankintailmoitusta

IV.1.8) Tietoa WTO:n julkisia hankintoja koskevasta sopimuksesta (GPA)
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa sopimusta: kyllä

V kohta: Sopimuksen/käyttöoikeussopimuksen tekeminen

Sopimus nro:
1
Nimi:
Kokoustarjoilut

V.2) Sopimuksen tekeminen

Sopimus/osa toteutuu
kyllä
V.2.1) Hankintapäätöksen tekemisen päivämäärä:
15.10.2018
V.2.2) Tietoa tarjouksista
Sopimus on tehty taloudellisten toimijoiden ryhmän kanssa: ei
V.2.3) Sopimuskumppanin nimi ja osoite
Ryhmän edustajan virallinen nimi:Residence Palace Choux de Bruxelles
Kansallinen yritys- ja yhteisötunnus:BE0807497581
Postiosoite:Wetstraat 155
Postinumero:1040
Postitoimipaikka:Brussels
Maa:Belgia
NUTS-koodi:Muu kuin Suomi (FIZZZ)
Toimittaja on pk-yritys: ei
V.2.4) Tiedot sopimuksen/osan arvosta (ilman alv:tä)
Sopimuksen/osan kokonaisarvo:86700 EUR

V kohta: Sopimuksen/käyttöoikeussopimuksen tekeminen

Sopimus nro:
2
Nimi:
Vuokra

V.2) Sopimuksen tekeminen

Sopimus/osa toteutuu
kyllä
V.2.1) Hankintapäätöksen tekemisen päivämäärä:
15.10.2018
V.2.2) Tietoa tarjouksista
Sopimus on tehty taloudellisten toimijoiden ryhmän kanssa: ei
V.2.3) Sopimuskumppanin nimi ja osoite
Ryhmän edustajan virallinen nimi:Residence Palace
Kansallinen yritys- ja yhteisötunnus:2.181.774.973
Postiosoite:Wetstraat 155
Postinumero:1040 Brussels
Postitoimipaikka:Brussels
Maa:Belgia
NUTS-koodi:Muu kuin Suomi (FIZ)
Toimittaja on pk-yritys: ei
V.2.4) Tiedot sopimuksen/osan arvosta (ilman alv:tä)
Sopimuksen/osan kokonaisarvo:4464 EUR

V kohta: Sopimuksen/käyttöoikeussopimuksen tekeminen

Sopimus nro:
3
Nimi:
Vuokra, kokoustarjoilut ja kokousten tekniset laitteet

V.2) Sopimuksen tekeminen

Sopimus/osa toteutuu
kyllä
V.2.1) Hankintapäätöksen tekemisen päivämäärä:
15.10.2018
V.2.2) Tietoa tarjouksista
Sopimus on tehty taloudellisten toimijoiden ryhmän kanssa: ei
V.2.3) Sopimuskumppanin nimi ja osoite
Ryhmän edustajan virallinen nimi:Hotel Sofitel Brussels Europe
Kansallinen yritys- ja yhteisötunnus:BE 0879 348 550
Postiosoite:Place Jourdan 1
Postinumero:1040 Brussels
Postitoimipaikka:Brussels
Maa:Belgia
NUTS-koodi:Muu kuin Suomi (FIZ)
Toimittaja on pk-yritys: ei
V.2.4) Tiedot sopimuksen/osan arvosta (ilman alv:tä)
Sopimuksen/osan kokonaisarvo:110238 EUR

V kohta: Sopimuksen/käyttöoikeussopimuksen tekeminen

Sopimus nro:
4
Nimi:
Kokouspalvelujen tekniset laitteet

V.2) Sopimuksen tekeminen

Sopimus/osa toteutuu
kyllä
V.2.1) Hankintapäätöksen tekemisen päivämäärä:
15.10.2018
V.2.2) Tietoa tarjouksista
Sopimus on tehty taloudellisten toimijoiden ryhmän kanssa: ei
V.2.3) Sopimuskumppanin nimi ja osoite
Ryhmän edustajan virallinen nimi:Videohouse nv
Kansallinen yritys- ja yhteisötunnus:BE0437.799.404
Postiosoite:Wetstraat 155, blok C
Postinumero:1040 Brussels
Postitoimipaikka:Brussels
Maa:Belgia
NUTS-koodi:Muu kuin Suomi (FIZ)
Internet-osoitewww.videohouse.be
Toimittaja on pk-yritys: ei
V.2.4) Tiedot sopimuksen/osan arvosta (ilman alv:tä)
Sopimuksen/osan kokonaisarvo:5500 EUR

VI kohta: Täydentävät tiedot

VI.4.1) Muutoksenhakuelin
Virallinen nimi:Markkinaoikeus
Postiosoite:Radanrakentajantie 5
Postinumero:00520
Postitoimipaikka:Helsinki
Maa:Suomi
Puhelin:+358 295643300
Sähköpostiosoite:markkinaoikeus@oikeus.fi
Faksi:+358 295643314
Internet-osoitehttp://www.oikeus.fi/markkinaoikeus
VI.5) Tämän ilmoituksen lähettämispäivä:
4.12.2018

Liite D1 - Julkiset hankinnat

1. Perustelut neuvottelumenettelyn valinnalle ilman ennakkoon julkaistua tarjouskilpailukutsua direktiivin 2014/24/EU 32 artiklan mukaisesti (suorahankintaperusteet)

Rakennusurakat, tavarat tai palvelut voidaan antaa ainoastaan tietyn taloudellisen toimijan suoritettaviksi tai toimitettaviksi seuraavasta syystä: teknisistä syistä johtuva kilpailun puuttuminen

3. Selitys

Suomen EU-puheenjohtajuuskaudella järjestettävät kokoukset tulee toteuttaa optimaalisella etäisyydellä EU:n instituutioista samankaltaisesti kuin kokousjärjestelyt on toteutettu myös muiden EU-puheenjohtajina toimineiden aikana kokouspalvelut on toteutettu. Tämä optimaalinen etäisyys ja käyttömahdollisuuksien takaaminen ovat rajoittaneet toimijoiden valinnan, jonka vuoksi vain tässä hankintailmoituksessa mainitut neljä toimittajaa voivat toteuttaa määritellyn palvelun eikä järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ole.

On myös oleellista, että asianomaiset tilat, jotka ovat myös riittävällä tavalla edustavat EU-puheenjohtajuuden edellyttämällä tavalla ovat Suomen käytössä. Neuvottelut myös joustavasta käytöstä puheenjohtajuuskauden aikana on ollut tarpeen käydä palvelun sisällön ja kokoustilojen saatavuuden osalta.

Mahdollisuuksien mukaan on hyödynnetty Belgian viranomaisten tiloja, joista maksetut käyttökorvaukset on neuvoteltu tapauskohtaisesti. Näissä tiloissa järjestettävät tarjoilut ja tekniset laitteet on ensisijaisesti toteutettava niiden tahojen kanssa, joiden osalta ao. viranomaisilla on todennettu kumppanuus ja olemassaolevat järjestelyt. Niin näiden yksityisten tukipalvelujen, kuin yksityisten kokoustilojen järjestämisestä on käyty sisältöön ja sisältöön liittyvät neuvottelut, jotta maksettu hinta on kokonaistaloudellisesti edullinen.

«« Takaisin