Lomakkeiden täyttöohjeita

Ilmoituslomakkeet täytetään sivu kerrallaan. Mikäli lomakkeen sivulla on pakollisia tietoja, kyseinen tietokenttä on merkitty tähdellä (*). Lomakkeessa on vapaakenttiä, joihin voidaan kirjoittaa rajoittamaton määrä tekstiä. Yksi tällainen vapaakenttä-alue on hankintayksikköä koskevat lisätiedot, jossa voidaan tarkemmin mm. kertoa tarjousten toimittamistavasta, antaa tietoja vaihtoehtoisista ja osatarjouksista tai kertoa suunnittelukilpailun säännöistä.

CPV-koodit voidaan valita hierarkiasta tai haku-toiminnolla. NUTS-koodit ovat myös hierarkisia.

Ilmoituslomakkeissa on info-painikkeita, jollaista painamalla saa tarkempia ohjeita kyseisen lomakkeen kohdan täyttämisessä.

Lomakkeessa edetään kunkin sivun alalaidan painikkeilla:

"Tallenna ja jatka" ja "Edellinen"- painikkeilla siirrytään lomakkeen sivulta toiselle. Seuraavalle sivulle siirryttäessä järjestelmä tarkistaa että kaikki pakolliset kohdat on täytetty. Mikäli pakollisia tietoja puuttuu, tulee ne täyttää ennen kuin siirtyminen seuraavalle sivulle on mahdollista

"Tallenna ja keskeytä"- painikkeella täytetyt tiedot tallentuvat HILMAan ja ilmoituksen täyttöä voidaan jatkaa myöhemmin. Ilmoitus tallentuu keskeneräisenä käyttäjän omiin ilmoituksiin. "Palauta"- painikkeella palautetaan kyseisen sivun tiedot sellaisiksi kuin ne edellisen kerran tallennettiin. "Tallenna ja tarkista"- painikkeella ilmoituksen viimeisellä sivulla päästään ilmoituksen esikatseluun.

Ilmoituksiin on mahdollista liittää liitetiedostoja tai korkeintaan kolme linkkiä Internet-sivustoille. Liitetiedostot poistetaan HILMAsta ilmoituksen voimassaoloajan jälkeen, joten niiden arkistointi on hankintayksikön vastuulla.

Kun ilmoitus on valmis, se lähetetään julkaistavaksi. Käyttäjä voi vielä tarkistaa täyttämänsä tiedot ilmoituksen esikatselusivulla. Ilmoituksen tekijä vastaa ilmoituksen sisällöstä. Mikäli pakollisten kenttien tietoja puuttuu, ne on täydennettävä ennen kuin ilmoituksen voi lähettää julkaistavaksi. Esikatselusivulla näkyy ilmoituksen yläreunassa kenttä, johon järjestelmä on lomakkeelle täytetyistä tiedoista poiminut yhteystiedot ja määräajan tarjouksille tai osallistumishakemuksille. Mikäli tiedoissa on virheitä, käyttäjän tulee korjata antamiaan yhteystietoja.

Ilmoituksen lähettämisen jälkeen käyttäjä ei voi enää muokata ilmoitusta. Lähetettyjä ilmoituksia ei julkaista välittömästi HILMAssa, vaan ne ensin käsitellään ylläpidon toimesta. Ilmoitusten käsittelyä ja julkaisemista voi seurata omien käyttäjätietojen kautta. Saman päivän aikana pyritään julkaisemaan klo 12.00 mennessä saapuneet ilmoitukset. Ilmoitus julkaistaan HILMAssa viimeistään, kun HILMA-kanavan ylläpito ei ole saanut ilmoitusta julkaisusta EU:n virallisessa lehdessä 48 tunnin kuluessa ilmoituksen vastaanottamista koskevasta vahvistuksesta.

Ilmoitukset arkistoidaan HILMAan viideksi vuodeksi, mutta hankintayksikön on suositeltavaa arkistoida hankintailmoitukset myös itse.

Jo julkaistuun ilmoitukseen ei voi tehdä korjauksia jälkikäteen. Muutoksista on julkaistava korjausilmoitus. Korjausilmoituksessa ilmoitetaan muun muassa lomakkeen muutettujen kohtien numerot.

Mikäli lomakkeiden täyttämisessä on ongelmia tai haluat antaa palautetta HILMAsta, ota yhteyttä.

 

Päivitetty: 24.4.2017 13:02