Hankintojen ilmoitusmenettely

Ilmoitusmenettelyn tarkoitus

Julkisissa hankinnoissa kilpailun toteutumiseksi on tärkeää, että yritykset saavat riittävästi ja tasapuolisesti tietoja meneillään olevista tarjouskilpailuista. Näin taataan aito kilpailu ja mahdollisuus tehdä hankinnat taloudellisesti. Hankintayksiköllä itsellään ei aina ole tietoa kaikista mahdollisista tarjoajista.

Ilmoitusmenettelyn tarkoituksena on myös taata avoimuusperiaatteen toteutuminen tarjouskilpailuissa. Julkisten hankintojen avoimuusperiaate on johdettu EY:n perustamissopimuksen syrjimättömyysperiaatteesta.

Ilmoitusvelvoite koskee hankintalain ja erityisalojen hankintalain mukaisia hankintayksikköjä. Hankintalaissa tarkoitettuja hankintayksiköitä ovat valtion, kuntien- ja kuntayhtymien viranomaiset, evankelis-luterilainen kirkko ja ortodoksinen kirkko sekä niiden seurakunnat ja muut viranomaiset, valtion liikelaitokset ja julkisoikeudelliset laitokset tai mikä tahansa hankinnan tekijä kun se on saanut hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta edellä mainituilta yksiköiltä. Erityisalojen hankintayksikköjä ovat valtion, kuntien ja kuntayhtymien viranomaiset, liikelaitokset, julkisoikeudelliset laitokset sekä edellä mainittujen tahojen muodostamat yhteenliittymät, jotka harjoittavat toimintaansa energiahuollon, veden, liikenteen tai postipalvelujen toimialoilla.

Hankintamenettelystä riippuen yrityksiä voidaan pyytää jättämään tarjouksensa julkaistun ilmoituksen tai erillisen tarjouspyynnön perusteella. Rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyissä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä toimittajia pyydetään ilmoittautumaan ehdokkaaksi tarjouskilpailuun.

Ilmoitusmenettelyn laiminlyönti on muotovirhe, joka pahimmillaan voi johtaa hankintapäätöksen kumoamiseen markkinaoikeudessa. Lisäksi on muistettava, että hankintailmoituksen sisältö ratkaisee, jos hankintailmoitus ja tarjouspyyntö eroavat toisistaan. Ilmoituksen tekijä vastaa ilmoituksen sisällöstä.

EU- ja kansalliset hankintailmoitukset täytetään sähköisesti HILMAssa. Ilmoitukset voi tehdä suomen tai ruotsin kielellä.

Kansallisten kynnysarvojen ylittävien hankintojen ilmoittaminen

Kansallinen ilmoitusvelvollisuus koskee hankintoja, jotka ylittävät hankintalaissa säädetyt kansalliset kynnysarvot. Kansallisten kynnysarvojen alle jääviin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia, joten näiden ns. pienhankintojen ilmoittaminen HILMAssa jää hankintayksikön harkintaan.

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen ilmoittaminen

Hankinnasta ilmoitetaan EU:n laajuisesti kun tavarahankinta, hankintalain liitteen A mukainen palveluhankinta, rakennusurakka, käyttöoikeusurakka tai suunnittelukilpailu ylittää EU-kynnysarvon. Kun hankinnasta on tehty sopimus tai hankinta on keskeytetty, on siitä vielä tehtävä jälki-ilmoitus. Jälki-ilmoitusvelvollisuus koskee myös hankintalain liitteen B mukaisia palvelu-hankintoja. Kun hankintailmoitus on tehty EU-laajuisena, jälki-ilmoitusvelvollisuudesta muistutetaan TED(Tenders Electronic Daily) -tietokannasta automaattisesti lähetettävällä sähköpostiviestillä.

EU-ilmoituksissa käytetään Euroopan komission asetuksilla 1564/2005/EY ja  1150/2009/EY vahvistamia vakiolomakkeita. Näistä vakiolomakkeista HILMAssa täytetään

  • ennakkoilmoitus
  • EU- hankintailmoitus
  • EU-hankintailmoitus, erityisalat
  • jälki-ilmoitus
  • jälki-ilmoitus, erityisalat
  • suorahankintaa koskeva ilmoitus
  • dynaamista hankintajärjestelmää koskeva lyhennetty ilmoitus

HILMAsta ilmoitukset toimitetaan edelleen julkaistavaksi Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa (S-sarja) sekä TED-tietokannassa. Ilmoitukset tulee tehdä HILMAssa ennen klo 12.00, jotta ne ehtivät EUVL:n julkaisutoimistoon saman päivän aikana. Ilmoitukset julkaistaan HILMAssa vasta sen jälkeen kun ne on toimitettu julkaistavaksi EU-laajuisesti.

Seuraavat vakiolomakeasetuksen mukaiset ilmoitukset voi täyttää suoraan Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimiston ylläpitämässä eNotices-palvelussa (http://simap.europa.eu/enotices/ ):

  • ohjeellinen kausi-ilmoitus (erityisalat)
  • kelpuuttamisjärjestelmä eli toimittajarekisteriä koskeva ilmoitus (erityisalat)
  • hankkijaprofiilia koskeva ilmoitus (yhteinen)
  • dynaamista hankintajärjestelmää koskeva lyhennetty hankintailmoitus (yhteinen - ei vielä käytössä)
  • julkista käyttöoikeusurakkaa koskeva ilmoitus (viranomaissektori)
  • hankintailmoitus (käyttöoikeusurakan saajan, joka ei ole hankintaviranomainen, tekemät hankintasopimukset)
  • suunnittelukilpailua koskeva ilmoitus (yhteinen)
  • suunnittelukilpailun tuloksia koskeva ilmoitus (yhteinen)

Verkkosivuilta löytyvät ohjeet rekisteröitymiseen. E-Notice palvelussa täytetystä lomakkeesta tulee lisäksi toimittaa tiedot Edita Publishing Oy:öön joko sähköpostin liitteenä osoitteeseen julkiset.hankinnat@edita.fi tai faksina numeroon 020 450 2377.

Simapin (www.simap.europa.eu:) sivuilta löytyvät vakiolomakkeet pdf-muodossa Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa julkaistavia ilmoituksia varten.

Ilmoittaminen muualla

Sen jälkeen kun hankintailmoitus on julkaistu HILMAssa hankintayksikkö voi julkaista hankintailmoituksen myös muussa tarkoituksenmukaisessa tiedotusvälineessä, kuten sanoma- tai ammattilehdissä taikka omilla internet-sivuillaan. Mahdollisiin tarjoajiin voidaan olla myös suoraan yhteydessä.

Muualla julkaistuun EU-ilmoitukseen ei saa sisältyä sellaisia tietoja, joita ei ole julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Muualla julkaistavassa ilmoituksessa on mainittava päivä, jona ilmoitus on lähetetty julkaistavaksi HILMAssa.

Keskeisiä määräaikoja

Seuraaviin taulukoihin on koottu EU-kynnysarvot ylittävien hankintoja koskevia määräaikoja. Ensimmäinen taulukko koskee ns. viranomaissektorin hankintoja ja toinen erityisaloja.

Rajoitetun menettelyn, neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn osallistumishakemusten ja avoimen menettelyn tarjousten tekemisen määräaikojen laskeminen aloitetaan sitä seuraavasta päivästä, jolloin hankintailmoitus on julkaistu HILMAssa. Määräajan laskemisessa tulee huomioida, että ilmoituksia julkaistaan HILMAssa arkipäivisin klo. 8.30-12.00. Klo 12.00 jälkeen lähetetyt ilmoitukset tarkistetaan ja julkaistaan seuraavana arkipäivänä. Tarjousaika rajoitetussa menettelyssä alkaa tarjouspyynnön lähettämispäivästä menettelyn kaksivaiheisuudesta johtuen. Jos vähimmäismääräajat ovat hankinnan kohteen ja tarjousten tekemisen vaatiman ajan kannalta liian lyhyitä, tulee hankintayksikön pidentää tarjousten tekemisen määräaikoja.

 

Hankintailmoitus tulee tehdä HILMAssa ennen klo 12.00, jotta se ehtii EUVL:n julkaisutoimistoon saman päivän aikana.

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen vähimmäismääräaikataulukko
Menettelytapa Ei ennakkoilmoitusta Ennakkoilmoitus julkaistu
Ilmoitus tehty sähköisesti Ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 Ilmoitus postitse Ilmoitus tehty sähköisesti Ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 Ilmoitus postitse
Menettelytapa Ei ennakkoilmoitusta Ennakkoilmoitus julkaistu
Ilmoitus tehty sähköisesti Ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 Ilmoitus postitse Ilmoitus tehty sähköisesti Ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 Ilmoitus postitse
Avoin menettely (tavarat, palvelut, rakennusurakat)
Tarjousaika 45 pv* 40 pv* 52 pv* 22 pv* 22 pv* 22 pv*
Rajoitettu menettely, neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely
Osallistumishakemuksen jättäminen 30 pv* 30 pv* 37 pv* 30 pv* 30 pv* 37 pv*
Tarjousaika rajoitetussa menettelyssä 40 pv** 35 pv** 40 pv** 22 pv** 22 pv** 22 pv**
Nopeutettu rajoitettu tai neuvottelumenettely
Osallistumishakemuksen jättäminen 10 pv* 10 pv* 15 pv* 10 pv* 10 pv* 15 pv*
Tarjousaika rajoitetussa menettelyssä 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv**
Käyttöoikeusurakat
Osallistumishakemuksen jättäminen 45 pv* - 52 pv* - - -
Aliurakoiden osallistumishakemukset - - 37 pv* - - -
Tarjousaika - - 40 pv** - - -
Jälki-ilmoitus - - 48 pv*** - - 48 pv***

Ennakkoilmoitus tehdään sähköisesti HILMAssa.

* Hankintailmoituksen lähettämispäivää seuraavasta päivästä
** Tarjouspyynnön lähettämispäivästä
*** Hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn syntymisestä

1 Hankintalain 38 §:ssä säädetään tarjousasiakirjojen sähköisestä saatavilla olosta ja sähköisestä ilmoittamisesta. llmoitus tehdään sähköisesti sekä tarjouspyyntöasiakirjat ja liiteasiakirjat ovat sähköisesti ja täydellisesti saatavilla sekä ilmoituksessa on mainittu internetosoite ko. asiakirjoihin.

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen vähimmäismääräaikataulukko (Erityisalat)
Menettelytapa Ei kausi-ilmoitusta Kausi-ilmoitus julkaistu
Ilmoitus tehty sähköisesti Ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 Ilmoitus postitse Ilmoitus tehty sähköisesti Ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 Ilmoitus postitse
Menettelytapa Ei kausi-ilmoitusta Kausi-ilmoitus julkaistu
Ilmoitus tehty sähköisesti Ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 Ilmoitus postitse Ilmoitus tehty sähköisesti Ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 Ilmoitus postitse
Avoin menettely (tavarat, palvelut, rakennusurakat)
Tarjousaika 45 pv* 40 pv* 52 pv* 15 pv* 15 pv* 22 pv*
Rajoitettu menettely ja neuvottelumenettely
Osallistumishakemuksen jättäminen 15 pv* 15 pv* 22 pv* 15 pv* 15 pv* 15 pv*
Tarjousaika rajoitetussa menettelyssä 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv**
Jälki-ilmoitus 48 pv*** - - 48 pv*** - -

Kausi-ilmoitus tehdään sähköisesti osoitteessa www.simap.europa.eu.

* Hankintailmoituksen lähettämispäivää seuraavasta päivästä
** Tarjouspyynnön lähettämispäivästä
*** Hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn syntymisestä

 

1 Hankintalain 32 §:ssä säädetään tarjousasiakirjojen sähköisestä saatavilla olosta ja sähköisestä ilmoittamisesta. llmoitus tehdään sähköisesti sekä tarjouspyyntöasiakirjat ja liiteasiakirjat ovat sähköisesti ja täydellisesti saatavilla sekä ilmoituksessa on mainittu internetosoite ko. asiakirjoihin.

 

 

Päivitetty: 19.8.2016 9:45