Hankintojen ilmoitusmenettely

Ilmoitusmenettelyn tarkoitus

Julkisissa hankinnoissa kilpailun toteutumiseksi on tärkeää, että yritykset saavat riittävästi ja tasapuolisesti tietoja meneillään olevista tarjouskilpailuista. Näin taataan aito kilpailu ja mahdollisuus tehdä hankinnat taloudellisesti. Hankintayksiköllä itsellään ei aina ole tietoa kaikista mahdollisista tarjoajista.

Ilmoitusmenettelyn tarkoituksena on myös taata avoimuusperiaatteen toteutuminen tarjouskilpailuissa. Julkisten hankintojen avoimuusperiaate on johdettu EY:n perustamissopimuksen syrjimättömyysperiaatteesta.

Ilmoitusvelvoite koskee hankintalain ja erityisalojen hankintalain mukaisia hankintayksikköjä. Hankintalaissa tarkoitettuja hankintayksiköitä ovat valtion, kuntien- ja kuntayhtymien viranomaiset, evankelis-luterilainen kirkko ja ortodoksinen kirkko sekä niiden seurakunnat ja muut viranomaiset, valtion liikelaitokset ja julkisoikeudelliset laitokset tai mikä tahansa hankinnan tekijä kun se on saanut hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta edellä mainituilta yksiköiltä. Erityisalojen hankintayksikköjä ovat valtion, kuntien ja kuntayhtymien viranomaiset, liikelaitokset, julkisoikeudelliset laitokset sekä edellä mainittujen tahojen muodostamat yhteenliittymät, jotka harjoittavat toimintaansa energiahuollon, veden, liikenteen tai postipalvelujen toimialoilla.

Hankintamenettelystä riippuen yrityksiä voidaan pyytää jättämään tarjouksensa julkaistun ilmoituksen tai erillisen tarjouspyynnön perusteella. Rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyissä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä toimittajia pyydetään ilmoittautumaan ehdokkaaksi tarjouskilpailuun.

Ilmoitusmenettelyn laiminlyönti on muotovirhe, joka pahimmillaan voi johtaa hankintapäätöksen kumoamiseen markkinaoikeudessa. Lisäksi on muistettava, että hankintailmoituksen sisältö ratkaisee, jos hankintailmoitus ja tarjouspyyntö eroavat toisistaan. Ilmoituksen tekijä vastaa ilmoituksen sisällöstä.

EU- ja kansalliset hankintailmoitukset täytetään sähköisesti HILMAssa. Ilmoitukset voi tehdä suomen tai ruotsin kielellä.

Kansallisten kynnysarvojen ylittävien hankintojen ilmoittaminen

Kansallinen ilmoitusvelvollisuus koskee hankintoja, jotka ylittävät hankintalaissa säädetyt kansalliset kynnysarvot. Kansallisten kynnysarvojen alle jääviin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia, joten näiden ns. pienhankintojen ilmoittaminen HILMAssa jää hankintayksikön harkintaan.

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen ilmoittaminen

Hankinnasta ilmoitetaan EU:n laajuisesti kun tavarahankinta, hankintalain liitteen A mukainen palveluhankinta, rakennusurakka, käyttöoikeusurakka tai suunnittelukilpailu ylittää EU-kynnysarvon. Kun hankinnasta on tehty sopimus tai hankinta on keskeytetty, on siitä vielä tehtävä jälki-ilmoitus. Jälki-ilmoitusvelvollisuus koskee myös hankintalain liitteen B mukaisia palvelu-hankintoja. Kun hankintailmoitus on tehty EU-laajuisena, jälki-ilmoitusvelvollisuudesta muistutetaan TED(Tenders Electronic Daily) -tietokannasta automaattisesti lähetettävällä sähköpostiviestillä.

EU-ilmoituksissa käytetään Euroopan komission asetuksella 1564/2005/EY vahvistamia vakiolomakkeita. Näistä vakiolomakkeista HILMAssa täytetään seuraavat:

  • ennakkoilmoitus
  • EU- hankintailmoitus
  • EU-hankintailmoitus, erityisalat
  • jälki-ilmoitus
  • jälki-ilmoitus, erityisalat

HILMAsta ilmoitukset toimitetaan edelleen julkaistavaksi Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa (S-sarja) sekä TED-tietokannassa. Ilmoitukset tulee tehdä HILMAssa ennen klo 14.00, jotta ne ehtivät EUVL:n julkaisutoimistoon saman päivän aikana. Ilmoitukset julkaistaan HILMAssa vasta sen jälkeen kun ne on toimitettu julkaistavaksi EU-laajuisesti.

Seuraavat vakiolomakeasetuksen mukaiset ilmoitukset voi täyttää suoraan Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimiston ylläpitämässä eNotices-palvelussa (http://simap.europa.eu/enotices/ ):

  • ohjeellinen kausi-ilmoitus (erityisalat)
  • kelpuuttamisjärjestelmä eli toimittajarekisteriä koskeva ilmoitus (erityisalat)
  • hankkijaprofiilia koskeva ilmoitus (yhteinen)
  • dynaamista hankintajärjestelmää koskeva lyhennetty hankintailmoitus (yhteinen - ei vielä käytössä)
  • julkista käyttöoikeusurakkaa koskeva ilmoitus (viranomaissektori)
  • hankintailmoitus (käyttöoikeusurakan saajan, joka ei ole hankintaviranomainen, tekemät hankintasopimukset)
  • suunnittelukilpailua koskeva ilmoitus (yhteinen)
  • suunnittelukilpailun tuloksia koskeva ilmoitus (yhteinen)

Verkkosivuilta löytyvät ohjeet rekisteröitymiseen. E-Notice palvelussa täytetystä lomakkeesta tulee lisäksi toimittaa tiedot Edita Publishing Oy:öön joko sähköpostin liitteenä osoitteeseen julkiset.hankinnat@edita.fi tai faksina numeroon 020 450 2377.

Simapin (www.simap.europa.eu:) sivuilta löytyvät vakiolomakkeet pdf-muodossa Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa julkaistavia ilmoituksia varten.

Ilmoittaminen muualla

Sen jälkeen kun hankintailmoitus on julkaistu HILMAssa hankintayksikkö voi julkaista hankintailmoituksen myös muussa tarkoituksenmukaisessa tiedotusvälineessä, kuten sanoma- tai ammattilehdissä taikka omilla internet-sivuillaan. Mahdollisiin tarjoajiin voidaan olla myös suoraan yhteydessä.

Muualla julkaistuun EU-ilmoitukseen ei saa sisältyä sellaisia tietoja, joita ei ole julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Muualla julkaistavassa ilmoituksessa on mainittava päivä, jona ilmoitus on lähetetty julkaistavaksi HILMAssa.

Keskeisiä määräaikoja

Seuraaviin taulukoihin on koottu EU-kynnysarvot ylittävien hankintoja koskevia määräaikoja. Ensimmäinen taulukko koskee ns. viranomaissektorin hankintoja ja toinen erityisaloja.

Rajoitetun menettelyn, neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn osallistumishakemusten ja avoimen menettelyn tarjousten tekemisen määräaikojen laskeminen aloitetaan sitä seuraavasta päivästä, jona hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi. Tarjousaika rajoitetussa menettelyssä alkaa kuitenkin tarjouspyynnön lähettämispäivästä menettelyn kaksivaiheisuudesta johtuen. Jos vähimmäismääräajat ovat hankinnan kohteen ja tarjousten tekemisen vaatiman ajan kannalta liian lyhyitä, tulee hankintayksikön pidentää tarjousten tekemisen määräaikoja.

Hankintailmoitus tulee tehdä HILMAssa ennen klo 14, jotta se ehtii EUVL:n julkaisutoimistoon saman päivän aikana.

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen vähimmäismääräaikataulukko
Menettelytapa Ei ennakkoilmoitusta Ennakkoilmoitus julkaistu
Ilmoitus tehty sähköisesti Ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 Ilmoitus postitse Ilmoitus tehty sähköisesti Ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 Ilmoitus postitse
Menettelytapa Ei ennakkoilmoitusta Ennakkoilmoitus julkaistu
Ilmoitus tehty sähköisesti Ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 Ilmoitus postitse Ilmoitus tehty sähköisesti Ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 Ilmoitus postitse
Avoin menettely (tavarat, palvelut, rakennusurakat)
Tarjousaika 45 pv* 40 pv* 52 pv* 22 pv* 22 pv* 22 pv*
Rajoitettu menettely, neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely
Osallistumishakemuksen jättäminen 30 pv* 30 pv* 37 pv* 30 pv* 30 pv* 37 pv*
Tarjousaika rajoitetussa menettelyssä 40 pv** 35 pv** 40 pv** 22 pv** 22 pv** 22 pv**
Nopeutettu rajoitettu tai neuvottelumenettely
Osallistumishakemuksen jättäminen 10 pv* 10 pv* 15 pv* 10 pv* 10 pv* 15 pv*
Tarjousaika rajoitetussa menettelyssä 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv**
Käyttöoikeusurakat
Osallistumishakemuksen jättäminen 45 pv* - 52 pv* - - -
Aliurakoiden osallistumishakemukset - - 37 pv* - - -
Tarjousaika - - 40 pv** - - -
Jälki-ilmoitus - - 48 pv*** - - 48 pv***

Ennakkoilmoitus tehdään sähköisesti HILMAssa.

* Hankintailmoituksen lähettämispäivää seuraavasta päivästä
** Tarjouspyynnön lähettämispäivästä
*** Hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn syntymisestä

1 Hankintalain 38 §:ssä säädetään tarjousasiakirjojen sähköisestä saatavilla olosta ja sähköisestä ilmoittamisesta. llmoitus tehdään sähköisesti sekä tarjouspyyntöasiakirjat ja liiteasiakirjat ovat sähköisesti ja täydellisesti saatavilla sekä ilmoituksessa on mainittu internetosoite ko. asiakirjoihin.

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen vähimmäismääräaikataulukko (Erityisalat)
Menettelytapa Ei kausi-ilmoitusta Kausi-ilmoitus julkaistu
Ilmoitus tehty sähköisesti Ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 Ilmoitus postitse Ilmoitus tehty sähköisesti Ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 Ilmoitus postitse
Menettelytapa Ei kausi-ilmoitusta Kausi-ilmoitus julkaistu
Ilmoitus tehty sähköisesti Ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 Ilmoitus postitse Ilmoitus tehty sähköisesti Ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 Ilmoitus postitse
Avoin menettely (tavarat, palvelut, rakennusurakat)
Tarjousaika 45 pv* 40 pv* 52 pv* 15 pv* 15 pv* 22 pv*
Rajoitettu menettely ja neuvottelumenettely
Osallistumishakemuksen jättäminen 15 pv* 15 pv* 22 pv* 15 pv* 15 pv* 15 pv*
Tarjousaika rajoitetussa menettelyssä 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv**
Jälki-ilmoitus 48 pv*** - - 48 pv*** - -

Kausi-ilmoitus tehdään sähköisesti osoitteessa www.simap.europa.eu.

* Hankintailmoituksen lähettämispäivää seuraavasta päivästä
** Tarjouspyynnön lähettämispäivästä
*** Hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn syntymisestä

 

1 Hankintalain 32 §:ssä säädetään tarjousasiakirjojen sähköisestä saatavilla olosta ja sähköisestä ilmoittamisesta. llmoitus tehdään sähköisesti sekä tarjouspyyntöasiakirjat ja liiteasiakirjat ovat sähköisesti ja täydellisesti saatavilla sekä ilmoituksessa on mainittu internetosoite ko. asiakirjoihin.

 

Lisäpalvelut

Hankintailmoituksiin liittyvien lisäarvopalvelun tarjoajia

 

Agentum Technologies Oy

Agentum Hilma Monitor –palvelun avulla voidaan seurata HILMA-tietokannassa julkaistuja uusia hankintailmoituksia. Käyttäjille luodaan omia hakuprofiileja esimerkiksi CPV-koodeihin tai hakusanoihin perustuen. Ratkaisu tuo esiin ainoastaan ilmoituksia, jotka sopivat hakuprofiileihin. Uusista hankintailmoituksista lähetetään sähköpostiuutiskirje päivittäin.

Lisätietoa: http://www.agentum.com

 

Credita yritys- ja hankintatietopalvelu

Edita Publishing Oy:n ylläpitämä Credita yritys-ja hankintatietopalvelu (www.credita.fi) tarjoaa mahdollisuuden saada oman yritysprofiilin mukaan valitut hankintailmoitukset suoraan ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Ilmoitustarjonta kattaa paitsi HILMAssa ilmoitetut EU-kynnysarvojen mukaiset ja kansalliset hankintailmoitukset, myös koko EU/ETA/GPA- sopimusalueen EY:n virallisen lehden TED-tietopalvelussa julkaistut hankintailmoitukset. Tiedot hankintailmoituksista saa myös tilattua reaaliaikaisesti RSS-syötteenä omaan selaimeensa.

Tarjoamme palveluun kahden viikon ilmaisia koekäyttötunnuksia. Creditasta löydät myös hankintamenettelyyn erikoistuneiden juristien kirjoittamat tiedotteet julkisten hankintojen ajankohtaisista asioista sekä juristien pitämän ratkaisupalstan. Lisäksi Creditassa on ajantasainen hankintalainsäädäntö ja markkinaoikeuden oikeustapaukset sekä tarjoajan opas, joka on tukena tarjouksen laatimisessa.

 

Inoa

Fonectan ylläpitämä Inoa.fi-palvelu osoitteessa www.inoa.fi sisältää HILMAssa ilmoitetut EU-kyn¬nysarvojen mukaiset ja kansalliset hankintailmoitukset sekä koko EU/ETA/GPA- sopimusalueen EY:n virallisen lehden TED-tietopalvelussa julkaistut hankintailmoitukset.

Palvelua voi käyttää rekisteröitymättä. Inoa.fi-palvelun media-asiakkaat saavat lisäksi maksutta käyttöönsä vahtipalvelun, joka tarjoaa mahdollisuuden saada oman yritysprofiilin mukaan valitut hankintailmoitukset suoraan ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.

 

Liidit.fi

Liidit.fi (www.liidit.fi) on yrityksille ja yrittäjille tarkoitettu myynnin ammattilaisten verkkopalvelu, jossa välitetään liidejä eli vinkkejä ajankohtaisista kaupantekomahdollisuuksista.

 Julkisten hankintailmoitusten seurantaan palvelu tarjoaa ilmaisen, erittäin helppokäyttöisen vahdin. Vahti seuraa hankintailmoituksia käyttäjän valitsemin vapaamuotoisin hakusanoin ja lähettää sähköpostin kun kiinnostava hankintailmoitus tulee palveluun.

 

Nordic Commons Oy

Nordic Commons Oy on erikoistunut Internetissä toimiviin ilmaispalveluihin. Tarjouskilpailu.fi-palvelu mahdollistaa tarjouspyyntöjen jättämisen tarjouskilpailua varten. Itsenäiset palveluntarjoajat ja urakoitsijat voivat selata jätettyjä tarjouspyyntöjä vapaasti ja vastata niihin suoraan asiakkaalle. Palvelussa julkaistaan myös Hilma-tietokannan julkiset hankintailmoitukset. Kiinnostavia tarjouspyyntöjä voi tilata automaattisesti suoraan sähköpostiinsa.

Lisätietoja: http://tarjouskilpailu.fi

 

TIEKE

Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus TIEKE ry. ylläpitää sähköistä Hanketori-tietopalvelua, josta saa valitun profiilin mukaiset (esim. tietotekniikka) tarjouspyynnöt suoraan ilmoitettuun sähköpostiin.

Hanketori sisältää hankintailmoituksia EU:n TED-tietokannasta ja HILMA:sta sekä lisäksi suoraan Hanketorille jätettyjä ilmoituksia.

Hanketorin yritysrekisteri-osiosta löytyy myös Suomessa toimivia tietotekniikka-alan toimittajia,joilla voi kilpailuttaa tietotekniikkahankkeita.

Lisätietoa http://www.tieke.fi/hanketori

 

Päivitetty: 10.3.2010 10:14